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今回は、「月次決算の早期化」や「会計入力業務の効率化コンサル」において、私が現場で行っていることをお伝えします。

・月次決算を少しでも早くしめて数字をみたい。

・会計事務所があまりにも遅いから、自社でできるようにしたい。

・今の会計担当がいなくなったら経理業務が崩壊するから、

 次の担当者を育てておきたい。

...

月次決算をさらに早く進めるためには? 月次決算早期化のための15のポイント

September 13, 2017

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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(17/23) 買ってすぐに使える! 日々のストレスを減らす、おすすめの仕組み化グッズと仕組み化流活用法【 1 】

April 16, 2017

▼『ESTRELA』誌 2016年9月(No.270)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第17回

 

 

 

今回は、買ったらすぐに使える、仕組み化・効率化に役立つグッズをお伝えします。

 

いずれも私が実際に購入して現在も使っているもので、私なりの仕組み化流の活用法も解説します。

 

 

 

▼ ご紹介グッズの一覧

 

サンワダイレクト「GRID-IT」A4

 

セキセイ「ドキュメントスタンド」A4

 

③ コレクト「カードホルダー」20枚用

 

④ コクヨ「ガバットファイル 取扱説明書」A4

 

⑤ ケンジントン「ExpertMouse」

 

⑥ マイクロソフト「Ergonomic Keyboard」

 

⑦ サブモニター

 

 

 

今回は、①・②をご紹介します。

 

 

 

① サンワダイレクト「GRID-IT」A4

 

 

 

 

▼ 参考(Amazon)

https://goo.gl/2uyczP

 

 

 

出張やカフェでの仕事をする場合、案外持ち物が多く、忘れ物をして仕事に影響が出た経験がある方も多いのではないでしょうか。

 

サイフや携帯電話、定期、カギなどは普段からも持ち歩くので持ち慣れてはいますが、パソコン関係のガジェット・ツール類はつい忘れがちです。

 

たとえば私の場合、出張や外出先でのパソコン仕事では、次のような小物類を持ち歩くことがあります。

 

 

(1)USB

(2)スマートフォンの充電ケーブル

(3)スマートフォンの充電用のアダプター

(4)MP3プレーヤー

(5)イヤホン

(6)携帯用バッテリー

(7)携帯用バッテリーの充電ケーブル

(8)HDMI・VGA変換アダプター

    (ノートPCとプロジェクターをつなぐ器具)

(9)指示棒

(10)パワポ操作用フィンガープレゼンター

(11)フィンガープレゼンターのUSB

(12)名刺のストック

 

 

これらを1つにまとめて持ち運べるグッズが、この「GRID-IT」です。

 

これは一面にゴムバンドが張り巡らされており、ツールなどを、このゴムバンドに挟んでひとまとめにしておけるものです。

 

 

 

 

普通のポーチやポシェットでも良いのではないか、と思われる方もいるかもしれません。

 

私もポーチなどを使ったことがありますが、どこに何が入っているか分からず、使いたいときにさっと出せないのが地味に苦痛です。

 

また、今何がポーチに入っていて、何がまだ入っていなくて、が一目で分からず、よく忘れ物をしてしまっていました。

 

しかしこのグッズなら一目でどこに何があるか分かるので、ツール等を使うときにも準備する時にも非常に便利です。

 

 

 

なお、ただでさえ仕事の資料や着替えなどの持ち物が多い中、さらにこれだけのツールを記憶して準備するのは大変です。

 

仕組み化流にこのグッズをさらに使いこなすのであれば、出張用や出先仕事の持ち物チェックリストを作りましょう。

 

「GRID-IT」の背面にはファスナー付きの小物入れがあるので、そこに作ったチェックリストを入れておくのです。

 

これさえ見れば、毎回もれなくチェックができてラクです。

この準備作業だけを人に頼むこともできます。

 

若干、ゴム臭がするのが玉にキズではありますが、そのデメリットを上回るくらいの使い勝手の良さです。

 

初めてであれば、汎用性の高いA4サイズがおすすめです。

 

 

 

② セキセイ「ドキュメントスタンド」A4

 

 

 

 

▼ 参考(Amazon)

https://goo.gl/6ZgVXp

 

 

 

家にある「紙もの」はどれくらいあるでしょうか。

 

ここでいう紙ものとは、たとえば

 

・チラシ

・DM

・クーポン券

・ハガキ

・宅配便等の控え

・公共料金の明細

・医療費の領収書

・保険料控除のハガキ

・健康診断の結果

 

などのことす。

これらの整理が苦手な方も多いのではないでしょうか。

 

紙束や分散した紙ものの中から目当てのものを探すのはとにかく大変。

 

年末調整の際に提出する保険料控除のハガキがどこかにいってしまったり、確定申告をする際に医療費の領収書をかき集めるのに時間や労力を使ってしまったり、クーポン券や割引券を使おうと思ったら期限が切れていたり…。

 

紙ものは、整理をしないとただのゴミになります。

しかし、きっちり整理をするのも面倒。

 

適度にゆるく整理したい場合におすすめなのがこのグッズです。

 

 

 

すべての紙ものをここにまとめて一元化し、「紙ものは、このグッズさえ見れば必ずある」としておくとかなりラクになります。

 

ポケットがたくさんついていてジャバラ状になっており、各ポケットの上にはタブがあります。

このタブにメモを入れておけば、一目で何のポケットかが分かります。

 

私が使い出した当初は、家に紙ものの資料が増える都度、毎回各ポケットにその紙ものを仕分けて入れていました。

 

しかしこれが何気に面倒。

 

そこで、紙ものは、「きれいにきっちり整理すること」が目的でなく、「なるべく手間や労力をかけずに整理して、必要な時にとりだせるようになっていること」と割り切り、以下のようなルールで使ってみると、かなりラクに分別ができるようになりました。

 

 

・一番前のポケットは空けておく。

 ▼ 

・1ヶ月間、紙ものはそのポケットに放り込むだけ。

 ▼ 

・その月の最終土曜日になったら、

 一番前のポケットの紙ものをすべて出して、

 一気に仕分けて各ポケットに入れていく。

 ▼ 

・「最終土曜は紙ものを整理する」というタスクを設定しておく。

 

 

タスク登録までしておかないと、結局、一番前のポケットがゴミ溜め化します。

 

タスクに登録することで、紙ものの整理も仕組み化してしまいましょう。

 

なお、紙資料を多く扱うお仕事や、個人事業主・中小企業の領収書整理でも活躍してくれます。

 

ぜひお試しください。

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