April - 2017

【仕事のレシピ化・仕組み化】（23/23）日々のパソコン作業も効率化！仕組み化流・パソコン活用術【２】

▼『ESTRELA』誌 2017年1月（No.273）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第21回前回に続き、仕組み化流・パソコン術をお伝えします。今回はメール編となる（３）・（４）についてです。１．辞書登録のコツと活用法２．本当に使えるショートカット３．メールの書き方で作業効率は格段にアップ４．メールの定型文化とそのコツ３．メールの書き方で作業効率は格段にアップ結論から申し上げると、メールはなるべく箇条書きで書くべきです。「手紙」を意味するメールですが、言葉の意味通りにメールをお手紙のようにだらだらと長文を書いてしまうのはNGです。なぜなら、私は、ビジネスにおけるメールは「作業の指示書・依頼書」だと考えているからです。次の２つの文例を見て、どちらの方が・自分が何をすれば良いのか・いつまでに対応すれば良いのかが分かりやすいでしょうか。（例１）いつもお世話になっております。さて、先日お伝えした決算資料の件ですが、その後のご状況はいかがでしょうか。会計入力で参考にさせて頂く総勘定元帳と仕訳日記帳に加え、

【仕事のレシピ化・仕組み化】（22/23）日々のパソコン作業も効率化！仕組み化流・パソコン活用術【１】

▼『ESTRELA』誌 2016年12月（No.273）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第20回ここ15年ほどで、様々な業種において、パソコン作業とその操作は社会人必須のスキルとなりました。これは、それだけパソコン作業の仕事が増えた、ということでもあります。せっかく仕組み化をして時間を作ることができても、パソコン操作が遅ければ日々じわじわと時間を取られ、ムダな労力をかけることになってしまいます。そこで今回は、そのパソコン操作自体を少しでも効率化し、よりラクに作業を進めるために身に付けておくべき、仕組み化流・パソコン術をお伝えします。１．辞書登録のコツと活用法２．本当に使えるショートカット３．メールの書き方で作業効率は格段にアップ４．メールの定型文化とそのコツ１．辞書登録のコツと活用法 WordやExcel上で「Ctrl＋F10」を押して、「O（オー）」を押すと、「単語」と「よみ」を登録できます。（Windowsのバージョンによって異なります）様々な単語を登録することで、パソコンの変換をカスタマイズすることがで

【仕事のレシピ化・仕組み化】（20・21/23）仕組み化できるのは「作業系」の仕事だけではない？さらに仕組み化を進めるための「仕事」の分解の仕方

▼『ESTRELA』誌 2017年2・3月（No.275・276）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第22・23回ここまでお伝えした内容をご実践頂ければ、「作業系」の仕事の仕組み化を進めることができ、以前よりも時間を生み出すことができつつあるのではないでしょうか。生み出した時間で早く帰宅し、ゆっくり休んだり、趣味を楽しんだり、家族と過ごす時間を増やしたり、今までできなかった新たな社外活動を増やしたりして、まずは自分にご褒美をあげましょう。そして気力・体力を十分にチャージしたら、仕組み化の次のステップに進んでみましょう。ここからは、仕組み化の上級編の内容になります。まだ作業系の仕事、具体的には「かんたんな仕事」や「何度もやる仕事」のチェックシート化等ができていない場合は、主に実践コラム④を参照して、まずはそちらの仕組み化を進めましょう。これらができずに本稿の内容を実践しても、挫折する可能性が非常に高いです。逆に、上記の内容ができていれば、本稿の内容を実践しやすいうえに、さらに大きな成果を得ることができます。さて、「仕事

【仕事のレシピ化・仕組み化】（19/23）買ってすぐに使える！日々のストレスを減らす、おすすめの仕組み化グッズと仕組み化流活用法【３】

▼『ESTRELA』誌 2016年11月（No.272）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第19回今回は、買ったらすぐに使える仕組み化・効率化に役立つグッズに最終回です。 ▼ ご紹介グッズの一覧 ① サンワダイレクト「GRID-IT」A4 ② セキセイ「ドキュメントスタンド」A4 ③ コレクト「カードホルダー」20枚用 ④ コクヨ「ガバットファイル取扱説明書」A4 ⑤ ケンジントン「ExpertMouse」 ⑥ マイクロソフト「Ergonomic Keyboard」 ⑦ サブモニター多くの業種で、もはやパソコン操作に関するスキルは業務で必要不可欠となりました。ブラインドタッチを習得するのは当然とされますが、マウスやキーボードなど、機材に対して時間やお金を投じる方は極端に少ないように感じます。しかし、数千円～一万円程度の投資で、私の場合、肩こりが軽減したり、業務効率が大幅にアップしたり、仕事での負担やストレスがかなり取り払われました。日々使う道具ということもあり、結果、投じた金額以上の成果や効果を得られていると強く感じてい

【仕事のレシピ化・仕組み化】（18/23）買ってすぐに使える！日々のストレスを減らす、おすすめの仕組み化グッズと仕組み化流活用法【２】

▼『ESTRELA』誌 2016年10月（No.271）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第18回今回も、買ったらすぐに使える仕組み化・効率化に役立つグッズをお伝えします。いずれも私が実際に購入して現在も使っているもので、私なりの仕組み化流の活用法も解説致します。 ▼ ご紹介グッズの一覧 ① サンワダイレクト「GRID-IT」A4 ② セキセイ「ドキュメントスタンド」A4 ③ コレクト「カードホルダー」20枚用 ④ コクヨ「ガバットファイル取扱説明書」A4 ⑤ ケンジントン「ExpertMouse」 ⑥ マイクロソフト「Ergonomic Keyboard」 ⑦ サブモニター ③ コレクト「カードホルダー」20枚用 ▼ 参考（Amazon） https://goo.gl/EQqvnH これは、「カード」類を整理するためのツールです。紙資料と同じように年々増えていくカード。・クレジットカード・キャッシュカード・ポイントカード・診察券・図書館カード・クリーニングの会員券などなど、管理をしないと際限なく増えていってし

【仕事のレシピ化・仕組み化】（17/23）買ってすぐに使える！日々のストレスを減らす、おすすめの仕組み化グッズと仕組み化流活用法【１】

▼『ESTRELA』誌 2016年9月（No.270）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第17回今回は、買ったらすぐに使える、仕組み化・効率化に役立つグッズをお伝えします。いずれも私が実際に購入して現在も使っているもので、私なりの仕組み化流の活用法も解説します。 ▼ ご紹介グッズの一覧 ① サンワダイレクト「GRID-IT」A4 ② セキセイ「ドキュメントスタンド」A4 ③ コレクト「カードホルダー」20枚用 ④ コクヨ「ガバットファイル取扱説明書」A4 ⑤ ケンジントン「ExpertMouse」 ⑥ マイクロソフト「Ergonomic Keyboard」 ⑦ サブモニター今回は、①・②をご紹介します。 ① サンワダイレクト「GRID-IT」A4 ▼ 参考（Amazon） https://goo.gl/2uyczP 出張やカフェでの仕事をする場合、案外持ち物が多く、忘れ物をして仕事に影響が出た経験がある方も多いのではないでしょうか。サイフや携帯電話、定期、カギなどは普段からも持ち歩くので持ち慣れてはいますが、パソコン関係の

【仕事のレシピ化・仕組み化】（16/23）カレンダーも仕組み化して、スケジュールも自分の信用も守る！ SNS時代のカレンダー活用法

▼『ESTRELA』誌 2016年3月（No.264）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第11回今回は、仕組み化流の「カレンダー」の活用法についてお伝えしていきます。なお、ここでいう「カレンダー」とは、紙や手帳などのアナログなツールではなく、Googleカレンダーなどのデジタルなツールを前提としています。「カレンダー」の説明に入る前に、ここで「カレンダー」と「タスク」の違いについて少しみてみましょう。ざっくり申し上げると、どちらもともに「その日にやること」を登録するものです。このうち、・「その日にやること」の「時間帯」が決まっている　　→　カレンダー・「その日にやること」の「時間帯」が決まっていない　→　タスクという使い分けがおすすめです。時間帯が決まっているものとしては、たとえば、ミーティングや客先訪問などが挙げられます。このような予定をタスクに登録しておくと時間帯が分かりづらいので、登録先はカレンダーが良いでしょう。このカレンダー、一般的には予定を書き込むものですが、ただの予定表として使うだけでは少しもった

【仕事のレシピ化・仕組み化】（15/23）タスクの総集編。「登録すべきタスクを浮き彫りにするワーク」と「タスクの習慣化」で毎日の仕事はもっとラクになる！

▼『ESTRELA』誌 2016年8月（No.269）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第16回今回は、タスクの総まとめです。ここまで読まれて、・タスクは「締め切り日」だけではなく「行動をする日」のタスクも入れること・仕事に加えてプライベートのタスクも入れることで、記憶力のムダづかいやド忘れをかなり防げることがお分かり頂けたことでしょう。これらをふまえて、今回は最後に、私のセミナーでタスクの講義をする際に必ずやって頂くワークを用意しました。このワーク通りに考えていって頂ければ、タスクツールに登録すべきタスクの洗い出しがよりラクにできます。これまでの回と内容が被るものもあると思いますが、実用性の高いタスクを洗い出せる質問を選び出しています。そして、これらのワークに答えたら、その答をそのまますぐにタスクツールに登録してしまいましょう。それではペンや携帯電話を準備して、読み進めながら併せて書き出していってみてください。 □１ごみ捨ての日は？ □２定期の更新期限は？ □３定期的な会議や集まりは？ □４毎月、

【仕事のレシピ化・仕組み化】（14/23）タスクには何を登録するべき？読んだ瞬間から使える、タスクに登録すべき具体的な項目とその解説－プライベート編－

▼『ESTRELA』誌 2016年7月（No.268）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第15回前回の「仕事」のタスクに続き、今回は、「プライベート」のタスクを解説していきます。タスクツールを使い始めた当初、私は仕事のタスクを主に登録していました。しかし、タスクの管理を一元化すべくプライベートのタスクも登録してみたところ、非常に使い勝手が良かったのです。もちろんタスクの「数」は仕事のタスクの方が多いのですが、「種類」はプライベートの方が多いくらいです。しかしこれによって、仕事でもプライベートでもムダな記憶力が要らなくなってモレもなくなり、非常に楽になりました。本稿を参考に、ぜひプライベートのタスクも登録してみてください。今回も、紹介するタスクにチェックボックスをつけました。５つのジャンルに分けてみましたので、読み進めながらタスクに登録したいと感じたものに✓を入れいってください。それではプライベートのタスクを解説していきます。１．家族・友だち □ 家族などの誕生日、記念日 □ 休みのスケジューリングやイベント □

【仕事のレシピ化・仕組み化】（13/23）タスクには何を登録するべき？読んだ瞬間から使える、タスクに登録すべき具体的な項目とその解説－仕事編－

▼『ESTRELA』誌 2016年6月（No.267）号お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム第14回今回は具体的に、私がどのようなタスクを登録しているのかをご紹介します。読み進めながら、ぜひ、・記憶力に頼っているタスク・管理したいタスク・登録したいタスクを洗い出してみてください。ここでもう一度、タスクの注意点を振り返っておきましょう。タスクの崩壊を防ぐためには、どのようなタスクを登録すべきだったでしょうか。つい登録してしまうのが「締め切り日」のタスク。このタスクも大事なんですが、これに加えて登録しておきたいタスクが「行動をする日」のタスクでした。期限の管理だけをしていても人は行動できません。自分を行動させるためにタスクを活用するのです。これを頭において、今回のタスク洗い出しを進めていきましょう。今回は「仕事編」のタスクになります。これまではテーマを出して考えて頂くスタイルでした。しかし今回は答えを解説とともに紹介していって頭に□（チェックボックス）をつけておき、ご自身で「これはタスクに登録したい」と感じた

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