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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(8/23) 単なる持ち物一覧ではない! チェックリストの無視できない大きな効果と、仕組み化しづらい仕事への活用

▼『ESTRELA』誌 2015年12月(No.261)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第8回

今回は、仕組み化ツールの2つめである「チェックリスト」についてお伝えします。

「チェックリスト」のイメージを一言で表すなら、「遠足のしおりの持ち物一覧」です。

遠足へ行くのに必要なもの、たとえば、

・お弁当

・水筒

・おやつ

・ハンカチ

・着替え

などが書き並べられているべージがあったと思います。

忘れ物がないことを確認できるように、各持ち物の名称の前には “□(チェックボックス)” が付いており、準備できたらそこに “✓” を入れていった記憶がある方もいるのではないでしょうか。

このように一覧にしておくことで、チェックリストに書かれたものを誰もが漏れなく確実に、小学生でも準備ができます。

これをビジネスやプライベートにも活用するのです。

チェックリストを作るのにあたっては、すでに解説したチェックシート(≒マニュアル)の作り方と同様に、いきなり難しくて量の多い作業などを対象にしてはいけません。必ず挫折します。

最初は、次のような簡単な作業を対象にして作ってみましょう。

・出張時の持ち物

・街灯工事の準備道具

・営業前の事前情報収集

・年末調整で会社に提出する必要書類

ちなみに、私が初めて作ったチェックリストは、「帰省時の持ち物」チェックリストでした。

当時、月に一度は実家の山梨に帰省していたのですが、チェックリストを作る前までは必ずいつも何かを忘れていたのです。

特によく忘れたものは、

・携帯電話の充電ケーブル

・帰省時に持ち帰ろうと思っていたお土産や荷物

・普段使いのペン

などでした。

そこで試しにチェックリストを作ってみたのですが、まず感じたのが、そのチェックの対象の数の多さです。

ただ実家に帰るだけなのに、準備すべきものがなんと15個もありました。

帰省の都度、毎回これらすべての持ち物を記憶に頼って準備をしていたのです。

確かに、毎回これらを思い出して準備するのは地味に面倒でした。

準備する持ち物が15個もあり、それを記憶だけに頼っていれば1つくらい忘れてしまってもおかしくありません。

チェックリストを作った結果、準備がものすごくラクになり、記憶ではなく記録することのラクさを実感しました。

ただでさえ忙しい私たちの貴重な余力や記憶力、労力を、このような、「書いておけば誰でもできる」ことに費やすのはもったいないと思いませんか?

上記の作例を参考に、「これがあれば便利だなぁ」というチェックリストを作ってみましょう。

余談ですが、セミナーなどでよく質問にあがるのが、これまでみてきた「チェックシート」との違い。

いろいろな考えがあるとは思いますし、厳密に区分しないこともありますが、私は次のような目安でツールを使い分けています。

・チェックシート → 作業の手順が “ある” 仕事

・チェックリスト → 作業の手順が “ない” 仕事

たとえば、経費精算やパソコンの操作など、その作業を終えるのに段取りや手順が必要であれば「チェックシート」を作るのがおススメです。

逆に、手順などはなく、とりあえずそこに書かれたものをかき集めればOK、というような場合は「チェックリスト」で十分でしょう。

▼ 仕事の「最終チェック」はチェックリストで

このチェックリストは、単なる「持ち物準備の一覧」ではありません。

チェックシートと併用することで、さらなる仕組み化を進めることができます。

チェックシートだけで作業を進めた場合に起こり得るのが、チェックシートの読み飛ばしや対応漏れ。

人間ですから、どんなに丁寧にチェックシート通りに作業を進めても、時にこのようなミスを起こしてしまうことがあります。

この読み飛ばしや対応漏れが特に発生しやすいのは、チェックシートを紙に印刷して使うのではなく、チェックシートをパソコンの画面で見ながら作業を進める場合。

慣れてくると、わざわざチェックシートを印刷して使わなくなってしまいます。

しかし、チェックボックスにチェックを入れないという事もあり、つい、指示の読み飛ばしや対応漏れが発生してしまうのです。

これが頻発すると「チェックシートを使ってもミスが減らない」となり、最悪、仕組み化すら断念してしまいがちです。

そこで活躍するのがチェックリスト。

「チェックシートで行った作業の最終チェック」というチェックリストを作ることで、最後の最後でミスを防ぐことができるようになります。

これは、「仕組み化しづらい仕事」の仕組み化のとっかかりとしてもおすすめです。

たとえば、ハウスクリーニング業の場合をみてみましょう。

クリーニングの対象になる部屋や内装は1つとして同じものはありません。

したがって、壁紙や床の清掃手順のチェックシートを作っても、数も種類も組み合わせも多すぎてなかなか活用しづらいのが実情です。

そこで、「クリーニングを終えたらチェックすべき箇所とそのレベル感」というチェックリストを作ります。

たとえば、コンセントカバーの清掃を忘れていたとしても、チェックリストに

・コンセントカバーは拭いて清掃したか?

という項目を入れておけば、最後にこの作業の漏れを防ぐことができます。

もちろん、チェックシートとの併用もおすすめです。

一般的に仕事はこのような流れで進めます。

・準備 → 作業 → 確認

この各段階で仕組み化ツールを使うとしたら、このように活用しましょう。

・準備、作業  → 「チェックシート」で進める

・確認     → 「チェックリスト」で仕上げる

たとえ仕組み化しづらい仕事があったとしても、チェックリストをこのように活用することで、仕事の品質を守ることができるのです。

次回は、上級者におすすめしたい、チェックリストをさらに活用するためのコツについてお伝えします。

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