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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(23/23) 日々のパソコン作業も効率化! 仕組み化流・パソコン活用術【2】

▼『ESTRELA』誌 2017年1月(No.273)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第21回

前回に続き、仕組み化流・パソコン術をお伝えします。

今回はメール編となる(3)・(4)についてです。

1.辞書登録のコツと活用法

2.本当に使えるショートカット

3.メールの書き方で作業効率は格段にアップ

4.メールの定型文化とそのコツ

3.メールの書き方で作業効率は格段にアップ

結論から申し上げると、メールはなるべく箇条書きで書くべきです。

「手紙」を意味するメールですが、言葉の意味通りにメールをお手紙のようにだらだらと長文を書いてしまうのはNGです。

なぜなら、私は、ビジネスにおけるメールは「作業の指示書・依頼書」だと考えているからです。

次の2つの文例を見て、どちらの方が

 ・自分が何をすれば良いのか

 ・いつまでに対応すれば良いのか

が分かりやすいでしょうか。

(例1)

いつもお世話になっております。

さて、先日お伝えした決算資料の件ですが、その後のご状況はいかがでしょうか。

会計入力で参考にさせて頂く総勘定元帳と仕訳日記帳に加え、申告書のご準備もお願いできませんでしょうか。ちなみに申告書は過去3期分あると大変助かります。なるべく早めにお送りください。

(例2)

いつもお世話になっております。

次の資料のご準備をお願いします。

▼ 依頼資料

1.過去3期分

 ① 法人税申告書

 ② 消費税申告書

 ③ 地方税申告書

2.前期の1期分のみ

 ① 総勘定元帳

 ② 仕訳日記帳

▼ 期日

 1/30(月)、~17;00

後者の文章の方が格段に見やすく、そして「自分が何をいつまでにすれば良いのか」が分かりやすくはないでしょうか。

私は、人は、「自分が興味のない文章」を読むことを苦痛に感じるものだと考えています。

興味があれば小説でも新聞でも取扱説明書でも読み込みますが、興味のない文章を読むことは、たとえ短文であっても苦痛や面倒さを感じるはずです。

ただでさえ、仕事の依頼が書かれているメールを読むことは面倒。

その文章が長く、内容を一度で理解できず、そのせいで何度も読み直したり文章の意図するところを読み解いたりすることは非常に苦痛です。

その結果、読み落としがあってミスが起きたり、内容確認のためにさらにメールをやりとりしたりと、不効率が生まれてしまいます。

しかし、文章の書き方1つで相手の苦痛を取り除き、結果としてミスを防ぐことができます。

相手の「メールを読むストレス」をやわらげ、ミスを防ぎ、業務をスムーズに進めるためにも、メールは箇条書きを意識しましょう。

箇条書きにする場合は、

・結論

・依頼事

・期限

・質問

といった項目を中心に箇条書きをすれば、かなり分かりやすい文面になるはずです。

4.メールの定型文化とそのコツ

毎週・毎月と、定期的に行う仕事は誰にでもあると思います。

その仕事が他の人に依頼する仕事である場合、メールで依頼するケースも多々あるでしょう。

たとえば、会議の招集や未入金の督促、毎月の資料依頼などです。

このような定期的に出すメールを、毎回一から文面を作るのは非常に不効率だと考え、私は、よく使うメールの標題と文面は定型化してしまっています。

たとえば、次のような業務に関するメールを定型化したりしています。

・請求書の発送

・社内会議の招集連絡

・月次の資料送付の依頼

・定期的に報告するレポート、結果報告

・入金の催促、締め切りがすぎたものの催促

定型化した文章は、メールソフトの「下書き」やWordなどに登録したり保存したりして、メールを出すときに都度コピペして使います。

私がおすすめする方法は、さらに一歩踏み込み、これらの定型文とメールの標題をメールソフトの「下書き」などではなく、タスク管理ソフト(私の場合はOutlook)に登録してしまうことです。

登録したタスクを「定期的なタスク」として設定しておけば、毎週・毎月、毎回同じ時期に「このメールを送ってね」とタスクが教えてくれる上、メールの標題と本文まで表示されるので非常にラクです。

タスクと組み合わせることで、より効率的に、よりラクにメール作業を進めていくことができるようになります。

まずは、自分が毎週・毎月、どのような定型メールを送っているのかを洗い出してみましょう。

その後、定型化をしてみてください。

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