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今回は、「月次決算の早期化」や「会計入力業務の効率化コンサル」において、私が現場で行っていることをお伝えします。

・月次決算を少しでも早くしめて数字をみたい。

・会計事務所があまりにも遅いから、自社でできるようにしたい。

・今の会計担当がいなくなったら経理業務が崩壊するから、

 次の担当者を育てておきたい。

...

月次決算をさらに早く進めるためには? 月次決算早期化のための15のポイント

September 13, 2017

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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(22/23) 日々のパソコン作業も効率化! 仕組み化流・パソコン活用術【1】

April 20, 2017

▼『ESTRELA』誌 2016年12月(No.273)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第20回

 

 

 

ここ15年ほどで、様々な業種において、パソコン作業とその操作は社会人必須のスキルとなりました。

 

これは、それだけパソコン作業の仕事が増えた、ということでもあります。

 

せっかく仕組み化をして時間を作ることができても、パソコン操作が遅ければ日々じわじわと時間を取られ、ムダな労力をかけることになってしまいます。

 

 

 

そこで今回は、そのパソコン操作自体を少しでも効率化し、よりラクに作業を進めるために身に付けておくべき、仕組み化流・パソコン術をお伝えします。

 

 

 

1.辞書登録のコツと活用法

 

2.本当に使えるショートカット

 

3.メールの書き方で作業効率は格段にアップ

 

4.メールの定型文化とそのコツ

 

 

 

 

1.辞書登録のコツと活用法

 

 

WordやExcel上で「Ctrl+F10」を押して、「O(オー)」を押すと、「単語」と「よみ」を登録できます。

(Windowsのバージョンによって異なります)

 

様々な単語を登録することで、パソコンの変換をカスタマイズすることができるのです。

 

しかし、登録したのはいいものの、どのような「よみ」で登録したのかを忘れてしまい、結局、辞書が使わない単語だらけになってしまって、辞書自体も使わなくなる方がよくいます。

 

 

 

たとえば、「いつもお世話になっております。」という単語を登録する時に、

 

 ① い

 ② いつ

 ③ いつも

 ④ いつもおせわに

 ⑤ いつもおせわになっております

 

のいずれかで登録したものの、一体自分がどの「よみ」で登録したのかが分からなくなってしまい、登録した単語を読み出せなくなってしまいがちなのです。

 

実際、私も当初はこの辞書登録を持て余していました。

 

 

 

そこで、私はシンプルにこのようなルールにしました。

 

 ・登録する「よみ」は、呼び出したい単語の最初の一文字のみ

 

 

 

上記の例でいうなら①です。

 

「い」と入力すると、「いつもお世話になっております。」を呼び出せるようにしました。

 

シンプルなルールなので忘れることがなく、辞書の使い勝手が格段に上がりました。

 

一文字だけだと多くの単語が登録されて使い悪くなるかと思いましたが、400以上の単語を登録している今でもその不便さはありません。

 

 

 

 

 

【 天野の登録例 】

 

(1) お → お世話になっております。

(2) か → 【  】(カッコ)

(3) え → Excel

(4) ろ → =row()-
(5) め → ●●●@gmail.com

(6) と → 東京都 中野区 中野 ●-●-●

(7) ぎ → ① 銀行名称 : ●●銀行

 

 

以下、この登録例の補足をします。

 

 

 

 

(1) お → お世話になっております。

 

メールの都度、「お世話になっております。」と入力するのも悪くはありませんが、一言一句同じ言い回しを使うのであれば辞書に登録してしまった方が間違いなくラクです。

 

たとえばメールでよく使う文例としては、次のようなものがあります。

 

・さ →  様( “様” の前には、半角スペースが入っている。見やすい)

・い → いつもお世話になっております。

・お → 遅くなりましたが、

・ま → 誠に申し訳ございませんが、

・さ → 五月雨で失礼します。

・い → 以上となります。

・ご → ご確認の程、

・な → 何卒宜しくお願い致します。

 

 

なお、「よろしくおねがいします」といい文章もいくつか種類を用意してあります。

 

・よ → 宜しくお願い致します。

・よ → 宜しくお願いします。

・よ → よろしくお願いします。

 

メールの送り相手と、そこまで使ってきた文章を考慮し、使う変換候補を決めています。

 

たとえば、直前の文章で “致します” を使っていたら、文章の末尾の重複表現を避けるために「宜しくお願い致します。」ではなく「宜しくお願いします。」を使う、といったようにしています。

 

 

 

(2) か → 【  】(カッコ)

 

 

チェックシートやリスト、タスクを作る際に、文字を強調するために

「【  】(カッコ)」をよく使います。

 

これも毎回、「かっこ」と入力して変換するのは手間。

 

記号に加えて、「(月)」や「(仮)」など、使用頻度の高い「記号と文字の組み合わせ」も登録しています。

 

 

( 例 )

 

・あ → @

・あ → &

・す → /

・げ → (月)

・か → (仮)
・さ → ▼

・み → → (この右矢印自体も登録している)

 

 

 

(3) え → Excel

 

 

毎回、「Excel」などの英字を入力するのは非常に面倒です。

 

大文字・小文字が混在していることもあり、それらを区別しての入力はなお手間です。

 

たとえば、アイフォーンを「IPHONE」とか「iphone」といったように、本来の大文字小文字の使い分けをせずに書いてしまうと、ちょっと分かってない感というか、ちょっと遅れている感が出てしまい、少々ダサいです(笑

 

 

そこで、Excel、Gmail、Wi-Fi、Chrome、など、自身が仕事やプライベートでよく使う英文字も、大文字と小文字を使い分けて、正しい名称を登録してしまいましょう。

 

 

なお、チェックシートにパソコンの操作やショートカットキーを書くこともあり、Ctrl、Shiftなどのキーの名称も登録しています。

 

 

( 例 )

 

・あ → iPhone

・あ → Amazon

・い → iDeCo

・じ → Gmail

・ど → Dropbox

・ぺ → PayPal

・ば → Ver.

・こ → Ctrl

 

 

 

(4) ろ → =row()-
 

 

仕事柄、頻繁にExcelを利用します。

そのExcelで、使う機会の多い関数自体も登録しています。

 

 

今はExcelでも、関数を入力していくと候補が表示されるようになりました。

 

しかし、

 

・ローマ字入力をしている場合、「半角/全角」を押して

 入力モードを英字にする

 

・「=」を入力する

 

・関数を思い出して、その頭文字を入力する

 

といった作業が発生します。

 

 

頻繁に使う関数がある場合、その都度の入力は少々煩わしいので、辞書登録してしまった方が楽な場合があります。

 

 

 

(5) め → ●●●@gmail.com

 

 

(主に自分の)メールアドレスも登録してしまいましょう。

 

毎回、一からメールアドレスを丁寧に入力する意味も意義もありません。

 

メールアドレスは、小文字・大文字・数字が混合している場合があるので、面倒な上に間違いやすい入力項目です。

 

一文字一文字入力したメールアドレスが間違えていたらむしろ相手に失礼なので、登録して呼び出す方が賢いと思います。

 

 

 

(6) と → 東京都 中野区 中野 ●-●-●

 

よく入力する(主に自分の)住所も登録してしまいましょう。

 

・ゆ → 〒

・ゆ → 165-0000

・と → 東京都中野区●-●-●

・で → 09012345678(ハイフンなしVer.)

・で → 090-1234-5678(ハイフンありVer.)

 

メールで連絡先を伝える場合や、オンラインショッピングで入力する機会がある場合に役立ちます。

 

ただし個人情報なので、会社のパソコンなどで登録するのは控えておいた方がよいかもしれません。

 

 

 

(7) ぎ →  ① 銀行名称 : ●●銀行

 

事業やオンラインオークションなどで、送金先を伝えるときにも辞書登録を活用しています。

 

毎回、銀行名・支店名・口座番号・口座名義を確認して入力するのが手間だったので、これらもすべて辞書登録してみました。

 

 

しかし、使ってみて困ったのが、どの情報をどの順に伝えるのが良いのかが分からなくなること。

 

たとえば、銀行名 → 支店名くらいまでなら書けますが、そのあとに、支店番号を書くべきか、口座番号を伝えるべきか、もしくは口座名義を記した方が良いのか、毎回分からなくなってしまったのです。

 

 

そこで、すべての情報を「ぎ」で登録し、並び順を意味する①~⑥というナンバリングもして辞書登録をしてみました。

 

これは実例を見ていた頂いた方が早いかもしれません。

 

・ぎ → ① 銀行名称 : ●●銀行

・ぎ → ② 支店名称 : 中野支店

・ぎ → ③ 預金種別 : 普通

・ぎ → ④ 支店番号 : 111

・ぎ → ⑤ 口座番号 : 1234567

・ぎ → ⑥ 口座名義 : アマノバン

 

 

 

 

 

 

変換候補の中で「①」や「④」などが表示されるので、その順に候補結果を選んでいけば自然と出したい情報を出したい順に並べることができます。

 

上記の6つの情報が記憶力をほぼ使わず、わずか数十秒で表示できてしまいます。

 

 

 

ここまで読まれた方で、「一文字で辞書登録をすると、候補がたくさんでてきて選ぶのが面倒じゃないか?」と思われた方もいるかもしれません。

 

今のExcelであれば、変換候補が出た時に「Tab」を押すと、変換候補がさらにたくさん表示されます。

 

これがかなり選びやすく、面倒さを感じたことはないので、入力と呼び出しが最もしやすい「一文字」で登録することをおすすめしています。

 

 

 

一文字の登録はかなり使い勝手が良く、入力のスピードも格段に変わってきます。

 

ぜひ試してみください。

 

 

 

2.本当に使えるショートカット

 

 

ショートカット(キー)とは、パソコンのキーを組み合わせて押すことで、マウス等を使わなくてもキーボードだけでパソコン操作ができるようになるものです。

 

 

よく本やウェブ上で、覚えるべきショートカットと称され、たくさんのショートカットが掲載されています。

 

確かにそのすべてを覚えれば効率は上がるのかもしれません。

 

 

しかし、掲載されている数が多すぎる上、あまり使えないものも少なくなく、その記事を読んでできる気になって終わってしまう経験がある方もいると思います。

 

 

そこで、これだけは使えるようになってほしい、すぐに覚えられてとても役立つショートカット5つをお伝えします。

 

せっかくなので、実用性が高い順に並べてみました。

この順に覚えていってみてください。

 

 

 ① Ctrl+S : 上書き保存

 

 ② Ctrl+P : 印刷

 

 ③ Ctrl+Z : 操作を1つ戻す

 

 ④ Alt+Tab : 画面の切り替え

 

 ⑤ Ctrl+PgUp or PgDn : ブラウザ(Chrome)のタブや

             Excelのシート間の移動

 

これらを試してみるとショートカットの良さをすぐに実感できることでしょう。

 

 

これらをタスクに登録して、毎日練習するのも良いと思います。

 

興味が出てきたら、徐々に他のショートカットも覚えていきましょう。

 

レシピ化・仕組み化においてはパソコン操作が多いので、「レシピ化・仕組み化」自体をさらに効率化させることができるでしょう。

 

 

 

次回は、効率的に部下や相手に動いてもらえるメールの活用法や、タスクと組み合わせることでメールをもっとラクに使いこなす方法などをお伝えします。

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