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今回は、「月次決算の早期化」や「会計入力業務の効率化コンサル」において、私が現場で行っていることをお伝えします。

・月次決算を少しでも早くしめて数字をみたい。

・会計事務所があまりにも遅いから、自社でできるようにしたい。

・今の会計担当がいなくなったら経理業務が崩壊するから、

 次の担当者を育てておきたい。

...

月次決算をさらに早く進めるためには? 月次決算早期化のための15のポイント

September 13, 2017

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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(19/23) 買ってすぐに使える! 日々のストレスを減らす、おすすめの仕組み化グッズと仕組み化流活用法【 3 】

April 18, 2017

▼『ESTRELA』誌 2016年11月(No.272)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第19回

 

 

 

今回は、買ったらすぐに使える仕組み化・効率化に役立つグッズに最終回です。

 

 

 

▼ ご紹介グッズの一覧

 

① サンワダイレクト「GRID-IT」A4

 

② セキセイ「ドキュメントスタンド」A4

 

③ コレクト「カードホルダー」20枚用

 

④ コクヨ「ガバットファイル 取扱説明書」A4

 

ケンジントン「ExpertMouse」

 

マイクロソフト「Ergonomic Keyboard」

 

サブモニター

 

 

 

多くの業種で、もはやパソコン操作に関するスキルは業務で必要不可欠となりました。

 

ブラインドタッチを習得するのは当然とされますが、マウスやキーボードなど、機材に対して時間やお金を投じる方は極端に少ないように感じます。

 

しかし、数千円~一万円程度の投資で、私の場合、肩こりが軽減したり、業務効率が大幅にアップしたり、仕事での負担やストレスがかなり取り払われました。

 

日々使う道具ということもあり、結果、投じた金額以上の成果や効果を得られていると強く感じています。

 

効率化に役立つグッズ紹介の最終回は、各グッズの中でもちょっと投資額は大きいものの、体・気持ちの負担を減らして効率化に役立つデジタル関連のツールをご紹介します。

 

 

 

 

 

 

 

 

⑤ ケンジントン「ExpertMouse」

 

 

▼ 参考(Amazon)
https://goo.gl/7wIv8v
 

 

これは普通のマウスではありません。

トラック ボールマウス」と呼ばれるものです。

 

普通のマウスはマウス本体の下にボールが入っています。

このマウス本体自体を動かすことによって、パソコンの画面内のカーソルを移動させます。

 

しかしトラックボールマウスは、普通のマウスが逆になったような造り。

 

ボールが上についていて、このボール自体を手で回すことによってカーソルを動かします

 

 

 

普通のマウスを操作する場合、マウス自体をデスクの上で移動させる必要があり、それなりのスペースが必要になります。

 

対してトラックボールマウスは、ボールを転がすだけなので、このマウスを置く場所さえ確保できれば、それ以外のスペースは要りません。

 

画面の端から端までの移動もかなりスムーズなので、このあと紹介するサブモニターを使うなら必須のマウスです。

 

 

 

後日、同メーカーから後継機のマウスが発売されました。

こちらも入手して使ってみましたが、個人的にはこの「ExpertMouse」の方が使い勝手が良くておすすめです。

 

以前は 12,000円くらいでしたが、今は半額程度で買えるようです。

 

 

 

なお、私は右利きですが、左にマウスを配置しています。

 

仕事柄、テンキーをよく使うので、左でマウス・右で矢印キーとテンキー(もしくはペン)を、という使い方をしており、非常に業務効率が良いのでぜひ試されてみてください。

 

勤めている時から自腹でこのマウスを買って使っており、もう使い出してから8年になります。自腹で買う価値のあるマウスです。

 

 

 

⑥ マイクロソフト「Ergonomic Keyboard」

 

 

▼ 参考(Amazon)

https://goo.gl/tUKNgt

 

 

エルゴノミック・キーボード」とは、人間工学に基づいて設計されたキーボードです。

 

写真を見て頂くと分かるように、キーボードが真ん中で分かれて、キーの配置がV字に配列されています。

 

通常のキーボードを使うと脇が閉じて肩が張ってしまいますが、このキーボードはV字配列のおかげで脇が開き、腕が自然な位置にきます。

 

このおかげで肩こりがかなり軽減されたうえ、入力スピードも格段に上がりました。

 

私が購入した頃は 10,000円程度でしたが、今は 4,000〜5,000円台で買うことができます。

 

こちらも後継機がありますが、旧機種の「Natural Ergonomic Keyboard 4000」がおすすめです。

 

 

実はキーボードもマウスも一度故障しましたが、先日ご紹介した取説ファイルに入れておいた保証書のおかげですぐに対応をしてもらうことができ、取り替えてもらえたので、長い目でみると結果としてかなり安い投資であると考えています。

 

 

 

⑦ サブモニター

 

 

普通、1つのデスクトップパソコンには1つのモニターがついてきます。

 

しかしこれを2枚にすることで、作業効率が格段に上がります。

 

 

 

たとえば私の仕事の場合、

 

  ・会計入力

  ・会計入力で参照するPDFやExcelの表示

  ・調べものなどで使うブラウザなどの表示

 

を並行して行います。

 

今は「Windowsキー+矢印キー」で開いている画面を左右に寄せることはできますが、都度、この作業をするのは地味に手間がかかって面倒です。

 

 

 

そこで、モニターを追加し、2枚のモニターで作業をすると、

 

 ・1枚目のモニターで作業

 ・2枚目のモニターは資料やブラウザなどの表示

 

といったことができ、かなりスムーズに仕事ができるようになります。

 

 

 

いきなりモニターを自腹で購入せず、会社に使っていないパソコンがあれば会社に一言ことわってからモニターだけを借り、まずは使い心地を試してみても良いでしょう。

 

ちなみに私は現在3枚使っており、より効率良く仕事を進めるために、近々4枚に増やす予定です。

 

 

 

以前に解説した通り、チェックシートやマニュアルは、チェックシート化したい作業と並行して作るのがおすすめです。

 

パソコン上での作業をマニュアル化する場合には、サブモニターにマニュアルのExcelを表示し、作業をしながら都度、マニュアルのExcelにも入力をしていく、という方法が間違いなく最も効率が良いです。

 

その際、作るマニュアルのExcelを表示するサブモニター、広くなったデスクトップ上をスムーズに移動するためのトラックボールマウス、そして入力を快適に行うためのエルゴノミック・キーボードがあれば、より快適に仕組み化を推し進めることができます。

 

 

 

以上、3回にわたって効率化に役立つツール・グッズを紹介してきました。

 

買えばすぐに効果を実感できるものばかりですので、気になったものをまずは1つ、試しに使ってみてください。

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