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今回は、「月次決算の早期化」や「会計入力業務の効率化コンサル」において、私が現場で行っていることをお伝えします。

・月次決算を少しでも早くしめて数字をみたい。

・会計事務所があまりにも遅いから、自社でできるようにしたい。

・今の会計担当がいなくなったら経理業務が崩壊するから、

 次の担当者を育てておきたい。

...

月次決算をさらに早く進めるためには? 月次決算早期化のための15のポイント

September 13, 2017

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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(18/23) 買ってすぐに使える! 日々のストレスを減らす、おすすめの仕組み化グッズと仕組み化流活用法【 2 】

April 17, 2017

▼『ESTRELA』誌 2016年10月(No.271)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第18回

 

 

 

今回も、買ったらすぐに使える仕組み化・効率化に役立つグッズをお伝えします。

 

いずれも私が実際に購入して現在も使っているもので、私なりの仕組み化流の活用法も解説致します。

 

 

 

▼ ご紹介グッズの一覧

 

① サンワダイレクト「GRID-IT」A4

 

② セキセイ「ドキュメントスタンド」A4

 

コレクト「カードホルダー」20枚用

 

コクヨ「ガバットファイル 取扱説明書」A4

 

⑤ ケンジントン「ExpertMouse」

 

⑥ マイクロソフト「Ergonomic Keyboard」

 

⑦ サブモニター

 

 

 

 

③ コレクト「カードホルダー」20枚用

 

 

 

 

▼ 参考(Amazon)
https://goo.gl/EQqvnH
 

 

 

これは、「カード」類を整理するためのツールです。

 

紙資料と同じように年々増えていくカード。

 

・クレジットカード

・キャッシュカード

・ポイントカード

・診察券

・図書館カード

・クリーニングの会員券

 

などなど、管理をしないと際限なく増えていってしまいます。

 

「いつ使うから分からないから」とこれらのカードをサイフに入れがちですが、サイフがパンパンになっていわゆる「ブタ財布」になってしまい、少しかっこ悪いです。

 

いざ使おうと思ったら期限が切れていた、なんていうこともよくあります。

 

 

 

そこでカードケースを買う方もいると思いますが、今までよくあるものは本のように各ページに1枚ずつカードを入れるタイプのもの。

 

私も実際に買って使ったことがありますが、探すときにペラペラとカードが収納されたページをめくっていかなければならず、どうしても面倒さを感じることがありました。

 

 

 

こんな悩みを解決してくれるのが、ご紹介する「カードホルダー」です。

 

一番の良い点は、このカードホルダーを開くと、一目でどのカードがどこにあるのかが分かりやすいこと。

 

何度もページをめくって「どこだどこだ?」と探し、最後のページまで行ったけど目当てのカードが見当たらずもう一度最初のページから探しだす、といったことがなくなります。

 

私が愛用しているものは20枚が収納できるホルダーですが、実はさらにこのうしろには、普通のカードよりも大きなサイズのカードを入れるポケットがあります。

 

使う頻度が低いけどとりあえずとっておきたい、といったカードやサイズが大きなものは、この後ろのポケットに入れています。

 

 

 

余談ですが、サイフには必要最低限のカードだけを入れるようにしています。

 

具体的にはこれらのものに限っています。

 

・いつも使うクレジットカード2枚

・キャッシュカード1枚

・週に数回使うポイントカードなどは3枚まで

・健康保険証

・免許証

 

あまりにも気に入ってしまったため、後日、父に黒のものを、母には赤のものをプレゼントしました。

 

使い勝手が良いとすごく喜んでくれて、もう5年以上も愛用してくれています。

 

このホルダーを開けば、そこに、使う頻度は高くはないけどとっておきたいカードを一元化できます。

 

ぜひ試してみてください。

 

 

 

④ コクヨ「ガバットファイル 取扱説明書」A4

 

 

▼ 参考(Amazon)

https://goo.gl/oZ3iMq

 

 

紙ものやカードと同じように、商品を買ったらついてくる取説(取扱説明書)や保証書も散乱しがち・迷子になりがちです。

 

必要な時にはない、見つけられない、といったことは誰もが経験されていると思います。

 

ここ10年で、取説類はさらに増えました

 

以前は白物家電などの電気器具のみでしたが、今はパソコンやプリンタなどのその周辺機器、スマートフォンなど、身の回りに電子機材が増えたからです。

 

取説のみならずCD‐ROMなどもついてくるようになりました。

 

 

 

このように、紙のみならず色々な付属品が増えたこともあり、これらを適当に保管しておくと、必要な時にまず見つけることができず、それらはただのゴミの山に。

 

そんな事態を回避し、よりラクに、よりスムーズに取説を管理するためにおすすめなのがこのファイルです。

 

 

 

取説を入れる中身のケース(=リフィル)はかなりしっかりしているので、単に取説を保存するのみならず、CD-ROMや厚みのある取説もすべてを一緒に保存できます。

 

ファイル自体もしっかりしているので、つい押し入れに積み上げてしまいがちな取説ですが、立たせて保管しておくことも可能です。

 

 

 

先にお伝えしたように、今、私たちはかなりの電子基材に囲まれているので、さらに整理をするなら、このファイルを2つ買うことをおすすめします。

 

私は、白と黒のファイルを購入し、

 

白いファイル → 白物家電など

黒いファイル → パソコンやスマートフォン関連の取説

 

を保存しています。

 

このように2つのファイルを2つを使い分けておくと、比較的早く取説や保証書を見つけることができます。

 

 

 

すべての取説等を一元化し、このファイルさえ見ればそこに全てがある、という状態を作っておくと、余計な記憶力もいらず非常にラクです。

 

少々値は張るかもしれませんが、しっかりしていて長く使えるのでおすすめです。

 

 

 

なお、取説をスキャンしてPDFで保存、という手段もアリかもしれませんが、そんなに使うものでもないものにそこまで手間をかける意味を見いだせず、私はそのスキャンの手間が面倒でやっていません。

 

 

 

次回はおすすめツールの最終回です。

 

最後はデジタルツールを中心にお伝えします。

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