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...

月次決算をさらに早く進めるためには? 月次決算早期化のための15のポイント

September 13, 2017

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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(16/23) カレンダーも仕組み化して、スケジュールも自分の信用も守る! SNS時代のカレンダー活用法

April 15, 2017

▼『ESTRELA』誌 2016年3月(No.264)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第11回

 

 

 

今回は、仕組み化流の「カレンダー」の活用法についてお伝えしていきます。
 

なお、ここでいう「カレンダー」とは、紙や手帳などのアナログなツールではなく、Googleカレンダーなどのデジタルなツールを前提としています。
 

 


「カレンダー」の説明に入る前に、ここで「カレンダー」と「タスク」の違いについて少しみてみましょう。

 

ざっくり申し上げると、どちらもともに「その日にやること」を登録するものです。

 

このうち、

 

・「その日にやること」の「時間帯」が決まっている  → カレンダー

・「その日にやること」の「時間帯」が決まっていない → タスク

 

という使い分けがおすすめです。

 

 

 

時間帯が決まっているものとしては、たとえば、ミーティングや客先訪問などが挙げられます。

このような予定をタスクに登録しておくと時間帯が分かりづらいので、登録先はカレンダーが良いでしょう。

 

このカレンダー、一般的には予定を書き込むものですが、ただの予定表として使うだけでは少しもったいないと考えています。

 

デジタルなカレンダーが登場したおかげで、書き込みや予定の修正、辺国などが容易にできるようになりました。

 

この特性を活かし、私はこのような予定まで入れるようにしています。

 

まずは項目を列挙してみます。

 

 

 

【 カレンダーへの登録例 】

 

① 仮押さえの予定

 

② 家族やお客様、友人などの誕生日

 

③ 家賃などの支払い

 

④ 映画や試写会の期間

 

⑤ 行きたいセールの期間

 

⑥ クーポンの利用期間

 

⑦ 映画の公開日

 

⑧ 欲しいものの発売日

 

⑨ 病院や歯医者の予定

 

⑩ 長期休み(お盆や年末年始など)

 

⑪ 子供の学校関係のイベント

 

⑫ 子供が長期休みの開始・終了日(始業式など)

 

⑬ 子供の習い事の日

 

⑭ 子供の合宿など、長期外出の期間

 

⑮ 断った予定

 

 

それぞれの登録例について補足します。

 

 

 

① 仮押さえの予定

 

①は、デジタルツールだからこそやりやすいスケジュール登録です。

 

会合等の日時を決める際にいくつか候補を出すことがあります。

その予定の日時はまだ決まっていないとはいえ、他の予定が入ってこないようにブロックしておく必要があります。

 

そんな時には、登録する予定の名称の頭に「仮①」や「?」などと入れて、とりあえずその時間帯を確保しておきましょう。

 

せっかく会合の日時が決まったのに他の予定を入れてしまった、ということがかなり減ります。

 

 

 

② 家族やお客様、友人などの誕生日

 

②は、タスクでも良いのですが、スケジュールに入れておくと、月のスケジュールを見たついでにその月の誕生日の方々を一目で確認できて便利です。

プレゼント購入などの予定も併せて立てやすいです。

 

 

 

③ 家賃などの支払い

 

③をはじめとする、定期的な支払いもスケジュールに入れておくと、他の予定との調整をつけやすいのでおすすめです。

なお、このように定期的に発生する予定は、「繰返設定」をしておきましょう。

 

 

 

④ 映画や試写会の期間

⑤ 行きたいセールの期間

⑥ クーポンの利用期間

 

④~⑥は、先に申し上げた「時間帯」が決まっているものではありません。

 

しかし、これらの項目をタスクに登録しても、具体的な行動をする日をなかなか決めることができません。

 

そこで私はスケジュールにその開催期間・実施期間を登録してしまい、この情報をもとにいつ行くか、というスケジュールを考えるようにしています。

 

このように、その予定をいつこなすのかが決まっていない、時間帯も決まっていない、というものがあれば、とりあえず開催期間だけをスケジュールにいれてしまいましょう。

備忘録としても役立ちます。

 

 

 

⑦ 映画の公開日

⑧ 欲しいものの発売日

 

⑦や⑧は個人的には非常に重宝しています。

 

私は趣味でスターウォーズ等のフィギュアを買っているのですが、発売日を逃すと入手困難になってしまうものもあり、他の予定と調整して買い物に行くためにスケジュールに登録してしまいます。

 

「この日に買い物にいくために仕事頑張るぞ!」と良いモチベーションにもなってくれています。

 

 

 

⑨ 病院や歯医者の予定

 

⑨は、結構先の予定になりがちな上に時間帯も決まっていることが多いので、病院等に行く日が決まったと同時にスケジュールに登録してしまいましょう。

 

私は歯医者さんに定期的に行っていますが、次回の予定を受付で決めるときにスマートフォンを出して、予定を確認して空いている日を受付の方に伝えつつ、その場でスマートフォンからスケジュール登録をしてしまいます。

 

 

 

⑩ 長期休み(お盆や年末年始など)

⑪ 子供の学校関係のイベント

⑫ 子供が長期休みの開始・終了日(始業式など)

⑬ 子供の習い事の日

⑭ 子供の合宿など、長期外出の期間

 

⑩~⑭の予定も、分かっているものがあればスケジュールにいれてしまいましょう。

家族の予定を知っておくことで、家族イベントなどの予定がたてやすかったり、自分たちが外出をしても良い日を把握しやすかったりと便利です。

 

ちなみに、Googleカレンダーは他の人とスケジュールを共有することが可能です。

私は妻と共有しており、お互いの外出予定を把握していますので、子どもの送り迎えや夕食の準備の要否などの予定が立てやすいです。

 

 

 

⑮ 断った予定

 

最後は⑮について。

地味に効果が高くておすすめです。

 

たとえば、お誘いを受けたら先約があってお断りをしたものの、その後先約がなくなりヒマになってしまうこともあります。

その際、以前なら、その空いた時間を活用して飲みに行ったり趣味を楽しんだりしても、特に誰かに知られることもありませんでした。

 

しかし、現在は、facebookやtwitter等のSNSサービスがインフラレベルで浸透しています。

 

SNSを日常使いしている人が予定を断ったことを忘れて、その日に「Amazonで買った映画をみてまーす」とか、「今日ヒマなんだけど、誰か飲みに行こう~」などとSNSに投稿してしまうと、相手に猜疑心を抱かせたり信用を失ったりするリスクがあります。

 

このような評判が下がるリスクを抑えるために、私は、登録する予定の名称の頭に「×」とつけて“断った予定”もスケジュールに入れておき、たとえ先約がなくなったとしても、その時間帯はおとなしく過ごすようにしています。

 

「何かをやる予定」の管理に加えて、「お断りしてしまった予定の管理」は、SNSが盛んな今だからこそ重要性が高まってきた「相手に嫌な思いをさせないためのスケジュール管理」だと考えています。

 

 

 

以上、スケジュールに登録すると便利な項目とその解説でした。

 

これらのルールを決めてスケジュール管理も仕組み化しておくことで、よりスムーズに予定を立てることができます。

 

 

 

ちなみに「断った予定」含め、今日の予定を確認するために、私は「仕事前にやること」の一つとして、「カレンダーを見て今日の予定を確認する」というタスクを登録しています。

 

やるべきこと・やりたいこと・やってはいけないことをもらさないためにも、上記を参考に、タスクと併せて仕組み化することでカレンダーをさらに有効に活用してみてください。

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