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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(15/23) タスクの総集編。 「登録すべきタスクを浮き彫りにするワーク」と「タスクの習慣化」で毎日の仕事はもっとラクになる!

▼『ESTRELA』誌 2016年8月(No.269)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第16回

今回は、タスクの総まとめです。

ここまで読まれて、

・ タスクは「締め切り日」だけではなく

 「行動をする日」のタスクも入れること

・仕事に加えてプライベートのタスクも入れることで、

 記憶力のムダづかいやド忘れをかなり防げる

ことがお分かり頂けたことでしょう。

これらをふまえて、今回は最後に、私のセミナーでタスクの講義をする際に必ずやって頂くワークを用意しました。

このワーク通りに考えていって頂ければ、タスクツールに登録すべきタスクの洗い出しがよりラクにできます。

これまでの回と内容が被るものもあると思いますが、実用性の高いタスクを洗い出せる質問を選び出しています。

そして、これらのワークに答えたら、その答をそのまますぐにタスクツールに登録してしまいましょう。

それではペンや携帯電話を準備して、読み進めながら併せて書き出していってみてください。

□1 ごみ捨ての日は?

□2 定期の更新期限は?

□3 定期的な会議や集まりは?

□4 毎月、定期的に行う仕事は?

□5 歯医者やマッサージの予約は?

□6 家賃の振込や定期的な支払いは?

□7 定期的な提出書類や経費精算の期限は?

□8 忘れたくない、プライベートの記念日は?

□9 年賀状や暑中見舞いの準備を始める日は?

□10 免許やパスポートの更新期限の年・月は?

□11 健康診断や人間ドック、花粉症の予防注射は?

□12 携帯電話やプロバイダの解約料がかからない年・月は?

□13 年末調整や確定申告などの作業にとりかかり始める日は?

□14 忘れたくない誕生日は?(家族、友人、お客様、同僚など)

□15「欲しいもの」や「将来の夢」など、定期的に考えたいことは?

□16 バレンタインデーやホワイトデーなど、時節のイベントの準備を

   始める日は?

□17 PCのデフラグやディスクのクリーンアップをやる日は?

   どれくらいのサイクルで行う?

□18 家賃や定期的な支払いは?

□19 長期休みの予定を立てる日は?どの長期休みの予定を立てる?

□20 家族と過ごす日や、帰省する日は?

これらを毎回、都度、思い出したり覚えておいたりするのは非常に大変です。

しかし、タスクツールに登録すれば、ツールがこれらのやるべきことをすべて教えてくれます。

私たちは「記憶力」ではITツールには到底かないません

ITツールと記憶力を競うのではなく、ITツールを使いこなすことでムダな労力を減らし、自分ができること・自分しかできないことにもっと時間と労力を使いましょう。

最後に、日々の「今日やるべきタスク」を洗い出す、おすすめの方法をお伝えします。

それは、誰かと一緒に行う、「朝一のタスク報告」です。

これによって人を巻き込み、人の力を借りることで今日やるタスクの洗い出しを習慣化させることができます。

これは実際に今も私が行っている方法で、始めてからもうすでに1年以上が経っています。

以前の私は、少し早くデスクについても、ついネットサーフィンをしたり、早起きのせいで眠くなって仮眠をとってしまったり、なんていうことがありました。

しかし、これからご紹介する方法によって、特に朝にムダなことをしなくなりました。

それでは、その具体的な方法についてお伝えしていきましょう。

やることは2つです。

1.「アイビー・リーの25,000ドルのアイデア」を実践する

これは以前にお伝えした方法です。

筆記用具を準備するか、もしくは私の場合、いつもfacebookメッセンジャーを通じて友人に報告しているので、そのメッセンジャーを立ち上げます。

次に、今日、やるべき大事なことをまずは書き出します。

書き出すだけ書き出したら、書き出した中から、優先度の高い今日やるべき6つのタスクを選び抜きます。

2.毎日、お互いに決めた時刻までに報告しあう

この報告を行うのは、平日のみです。

基本的にカレンダー通りに報告を行い、土日・祝祭日の報告はお休み、というルールにしています。

平日の報告も、「〇時までに、今日やる大事な6つの仕事を送る」としています。

私たちの場合は、毎朝9時までに報告をしています。

平日でも自分が休みを取る場合は、前日などのうちに「明日は休みます」と伝えておけばOKです。

この報告がもれないようにするために、私たちは、報告が9時を超えたら罰ゲームをすることになっています。

料理の値段を予想し、最も遠い金額を予想した人が全員の食事代を払う番組の企画に似ていて、「アイスのパウンドを4つ、相手の家に送る」という、ちょっと重めな罰ゲームが課されています。

このおかげで、「アイスのパウンド4つも相手に送るくらいなら、9時までにタスクを書き出してメッセンジャーで送る!」というモチベーションが湧いてきます。

この罰があるからこそ、報告がなあなあになりませんし、緊張感をもって「今日やるべきタスクを洗い出す」ということができるようになりました。

このようなゲーム性を取り入れることで強制力が生まれ、自然とその行動を習慣化できます。

ぜひ周りの人たちを巻き込んで、このタスクの習慣化を試してみてください。

日中は朝の報告で洗い出したタスクを見て仕事を進めていくだけでOKですし、タスクが見える・管理できるようになると自然とタスク管理ツールにも興味が湧き、よりタスクを自分で管理していくことができるようになります。

タスクを洗い出す質問と、タスクを書き出すゲームを試してみて、ぜひ、よりラクでよりスムーズに日々の仕事をこなしていけるようになってください。

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