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今回は、「月次決算の早期化」や「会計入力業務の効率化コンサル」において、私が現場で行っていることをお伝えします。

・月次決算を少しでも早くしめて数字をみたい。

・会計事務所があまりにも遅いから、自社でできるようにしたい。

・今の会計担当がいなくなったら経理業務が崩壊するから、

 次の担当者を育てておきたい。

...

月次決算をさらに早く進めるためには? 月次決算早期化のための15のポイント

September 13, 2017

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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(14/23) タスクには何を登録するべき? 読んだ瞬間から使える、タスクに登録すべき具体的な項目とその解説-プライベート編-

April 13, 2017

▼『ESTRELA』誌 2016年7月(No.268)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第15回

 

 

 

前回の「仕事」のタスクに続き、今回は、「プライベート」のタスクを解説していきます。

 

 

 

タスクツールを使い始めた当初、私は仕事のタスクを主に登録していました。

 

しかし、タスクの管理を一元化すべくプライベートのタスクも登録してみたところ、非常に使い勝手が良かったのです。

 

もちろんタスクの「数」は仕事のタスクの方が多いのですが、「種類」はプライベートの方が多いくらいです。

 

しかしこれによって、仕事でもプライベートでもムダな記憶力が要らなくなってモレもなくなり、非常に楽になりました。

 

本稿を参考に、ぜひプライベートのタスクも登録してみてください。

 

 

 

今回も、紹介するタスクにチェックボックスをつけました。

 

5つのジャンルに分けてみましたので、読み進めながらタスクに登録したいと感じたものに✓を入れいってください。

 

それではプライベートのタスクを解説していきます。

 

 

 

1.家族・友だち

 

□ 家族などの誕生日、記念日

 

□ 休みのスケジューリングやイベント

 

□ 実家への連絡

 

□ 飲み会などの幹事(店探しや準備)

 

 

家族や友だち関連のやるべきことややりたいことがあれば、タスクに登録してしまいましょう。

 

オンラインカレンダーに登録しても良いのかもしれませんが、両方試した結果、私の場合は、カレンダーだと流し見してしまう傾向がありました。

 

しかしタスクに登録すると、自分の手でそのタスクを消したり直したりするので、記念日などを忘れたりもらしたりすることが全くなくなりました。

 

 

「記念日や誕生日まで登録するのはなんだか味気ない」と思われる方もいるでしょう。

 

私も最初は少し躊躇しました。しかし、「記念日などをタスクに登録したことがバレるリスク」と「記念日を忘れてもめるリスク」では、後者の方が圧倒的に危険です。

 

「昨年は忘れたあなたの誕生日、今年はタスクに登録したから絶対忘れないよ」などと言わなければ良いのです。

 

記念日などは覚えていることが大前提。

 

しかし人間ですので、ド忘れしてしまうこともあります。

 

そのド忘れを防止するためのリスク管理なのです!

 

と自分に言い聞かせています(笑

 

 

 

2.契約の期限管理

 

□ 賃貸の更新日

 

□ 免許、パスポートの更新日

 

□ 携帯、プロバイダの更新日

 

 

特に、免許やパスポートの更新はしくじると非常に手間と時間がかかってしまいます。

 

ぜひ登録して、各種契約の期限もタスクで管理しましょう。

 

 

なお、さらにタスクを活用するためには、まずはこれらの「期限日」を登録します。

 

その上で、行動をする日を考えて、「行動日」もタスクに登録していきましょう。

 

いきなり「行動日」まで考えてしまうと面倒になって挫折する可能性が高まりますが、この流れであればスムーズにタスクを登録していくことができます。

 

 

 

3.ごほうび

 

□ 観たいテレビ、映画

 

□ 欲しいものの発売日

 

□ セール(誕生日割引など)

 

 

ご褒美も登録してしまいましょう。

 

タスクを活用するようになると、1日のうちにカレンダーよりもタスクの方を頻繁に目にすることになります。

 

都度、このご褒美タスクを目にすると、「よし、この映画公開日まで頑張ろう!終わったら公開日に観に行こう!」となり、自分のやる気やモチベーションを上げることができます。

 

 

 

4.家事

 

□ 家賃の振込

 

□ 家事(洗濯の日、洗い物の日など)

 

□ ゴミ捨ての日(実際に捨てる日)

 

□ 年賀状・暑中見舞いの準備

 

□ 家計簿の記録

 

□ 爪切り

 

□ 高額療養費の確認

 

□ 予約:美容(美容院、ネイル、マッサージ)

 

□ 予約:予防(花粉症、インフルエンザの注射)

 

□ 予約:健康(健康診断、人間ドック)

 

□ 予約:申込(セミナー、勉強会)

 

 

家事や生活庶務も、登録できそうなものはどんどん登録してみましょう。

 

この中でもついギリギリになってしまうのが年賀状書きや家計簿の記録、各種予約などです。

 

花粉症などの予防注射は忙しいとついつい忘れてしまううえ、後回しにしてしまいがちです。

 

また、これだけの量の家事をそのサイクルとともに覚えておくのは非常に大変です。

 

しかしタスクに登録してしまえば、たとえ忘れてしまってもその日にやるべきことをタスクが教えてくれます。

 

地味に便利ですので、タスクツールの使いこなしの練習がてら、ここに挙げたものや思いついたものをぜひ登録してみてください。

 

 

なお、「爪切り」ですが、以前に勤めていた事務所の朝礼で、毎朝、身だしなみチェックがありました。

 

その中で爪の長さのチェックもあったのですが、忙しい時にはつい爪切りを忘れてしまい、ちょっと伸びてしまって指摘される、ということがよくありました。

 

そこで、もう毎回思い出すのも面倒だったので、強制的に爪を切れるよう、試しにタスクに登録してみました。

 

すると、数日おきにタスクとして爪を切るタイミングを自動で教えてくれるので、忙しくても覚えていなくても機械的にこのタスクを終えられるようになりました。

 

ちなみに、色々試した結果、爪切りのマイベストなサイクルは10日がおすすめです(笑

 

 

このように、どんなに小さなタスクでも、「覚えていればいいんじゃない?」と思われるようなタスクでも、「タスクツールに慣れる」「タスクツールの良さを知る」というためにも、まずは思いつくものをすべて登録してみましょう。

 

 

 

5.自己鍛錬

 

□ 毎日やりたい事・やるべき事(勉強、ダイエットなど)

 

□ 目標の確認

 

 

自分の目標や毎日やるべきことを登録しておくのも効果的です。

 

皆さんは、今年の年始に立てた目標を覚えていますでしょうか。

 

「目標を達成できないのは、その目標を覚えていないからだ」という言葉もあります。

 

その目標もタスクに登録することで毎日目にすることができ、結果として目標未達成のリスクを下げることができるでしょう。

 

 

なお、この「自己鍛錬」のタスクは未達成になりがちなタスクです。

 

3回続けてそのタスクを達成できなかった場合は、そのタスク設定自体に問題があります。

 

サイクルや分量を見直しましょう。

 

時に、ごほうびや罰を設定するのも効果的です。

 

 

 

以上が、登録しておくと便利なプライベートのタスクの実例です。

 

まずは実践!

 

チェックボックスに✓を入れたタスクを、すぐにタスクツールに登録してみましょう。
 

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