注目記事

【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(13/23) タスクには何を登録するべき? 読んだ瞬間から使える、タスクに登録すべき具体的な項目とその解説-仕事編-

▼『ESTRELA』誌 2016年6月(No.267)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第14回

今回は具体的に、私がどのようなタスクを登録しているのかをご紹介します。

読み進めながら、ぜひ、

 ・記憶力に頼っているタスク

 ・管理したいタスク

 ・登録したいタスク

を洗い出してみてください。

ここでもう一度、タスクの注意点を振り返っておきましょう。

タスクの崩壊を防ぐためには、どのようなタスクを登録すべきだったでしょうか。

つい登録してしまうのが「締め切り日」のタスク。

このタスクも大事なんですが、これに加えて登録しておきたいタスクが「行動をする日」のタスクでした。

期限の管理だけをしていても人は行動できません。

自分を行動させるためにタスクを活用するのです。

これを頭において、今回のタスク洗い出しを進めていきましょう。

今回は「仕事編」のタスクになります。

これまではテーマを出して考えて頂くスタイルでした。

しかし今回は答えを解説とともに紹介していって頭に□(チェックボックス)をつけておき、ご自身で「これはタスクに登録したい」と感じたものに✓を入れて頂くスタイルで進めていきます。

それではタスクとその解説に進んでいきましょう。

□1 仕事の期限

□2 その仕事の概要・方向性を確認する日

 (期限、ボリューム、結論、盛り込む内容など)

□3 その仕事を始める日

期限・仕事の着手日に加えて、概要や方向性を確認する日をタスクに登録するのもおすすめです。

社会人になりたての頃、頑張って作った書類が、ボリュームや結論が間違っていたためにやり直しになったことが何度もありました。

「この資料、なるべく早くまとめておいて」と言われた場合、まず最低限、期限は確認すると思います。

しかし、その他の概要や方向性まで確認されていますでしょうか。

・まとめた結果の分量は2~3枚程度なのか数十枚なのか

・誰に見せるための資料か(社内用か社外用か)

・どのような結論を伝えるものにするのか

・Excel・Word・PowerPointのどれで作るべきか

・過去に同じような書類や参考になるようなデータはないか

など、このような「概要・方向性」を確認するだけでも、かなり時間や労力を省くことができます。

余談ですが、部下や後輩に仕事の指示を出す場合も、最初のうちは、

『手を着ける前に、まずはこの「自分が考える概要・方向性」をまとめてもってきて』

『この「概要・方向性」だけど、具体的に考えるべき項目は、●●と●●だよ』

と、「行動化」を意識して伝えてあげましょう。

自分と他人の時間と労力をムダにしないためにも、この2の確認はどんな仕事でも重要です。

部下は具体的にやることが分かってすぐに行動でき、また、概要や方向性を確認できることで仕事のゴールが大きくズレることもなくなり、よりスムーズに仕事を進めていくことができるでしょう。

□4 経費精算

4~7も期限だけでなく、その準備や行動を開始するタスクも併せて登録しておくと効果的です。

たとえば、「経費精算をする」タスクの前日に、「経費精算の領収書を集める」などのタスクを登録しておくと、「経費精算」という仕事自体をよりスムーズに進められます。

□5 年末調整の書類提出

5の年末調整などの書類も、何を集めるべきか、どんな書類を書くべきか、など、年に一度しかないとつい忘れてしまいます。

これは実際に私が会社員時代にやっていたことですが、年末調整の準備をした際にすべてのコピーやPDFをとっておき、

 ・去年の年末調整のコピー・PDFを見る

 ・同じ資料を集める

といったタスクを登録しておきました。

これだけでもかなりラクに年末調整の対応を進められます。「書類の提出」というタスクと一緒に、これらのタスクも登録しておきましょう。

□6 朝礼や定例会議などの準備

6は、たとえば会議がある場合に、

 ・一週間前に会議の日時をメールで連絡する

といったタスクを登録しておきましょう。

また、そのメールを出すための準備も必要です。

具体的には、日時を決めたり、会議室をおさえたり、といった行動も必要になります。

したがって上記の日時の連絡メールの前の日付で、

・参加者全員に、参加可能日時の確認をするために、調整さん(https://chouseisan.com/)のアドレスを送る(入力期限は2日以内)

・調整さんの内容を確認する

・会議室の予約をする

といったタスクも登録してしまうと、よりスムーズに会議の準備などができます。

□7 通勤定期の更新

7の登録によって、期限が切れていていつのまにか自分のSUICAのチャージから通勤の電車賃を払っていた、なんていうことを防げるようになりました。

□8 お客様や同僚の誕生日

8の、お客様や同僚の誕生日をタスクに登録しておくと、気の利いたお祝いメッセージを送れて好感度や親密度を上げることができます。

誕生日に加えて、会話の中で出てきた奥様やお子さんの誕生日、記念日なども登録してしまい、会話のネタとして活用させて頂いていました。

なお、この登録はGoogleカレンダーなどでもいいかもしれません。

なるべく一元化したり、使い勝手が良いツールでの活用を優先した方が良いので、現状、もしあなたがカレンダーの方を使っているのであれば繰り返し設定をしてそちらに登録してしまいましょう。

□9 年賀状や暑中見舞いの発送

9は、ぜひ併せて「書き始める」日のタスクも登録しておきましょう。

今回は「仕事編」のタスクを解説しました。

次回は「プライベート編」のタスクを解説・ご紹介します。

かなり使える内容が多いので、今回の項目と併せてご確認頂き、タスクを有効活用して頂ければと思います。

最近の記事
過去の記事
タグ
よろしければSNSも
  • Facebook Basic Square
  • Twitter Basic Square
  • Google+ Basic Square

▼ サービス・料金表

▼ 事務所について

こちら

① 初回面談のお申込み

② 各種 お問い合わせ