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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(12/23) みんなやりがち! タスク管理が崩壊する2つの大きな原因と、タスクを使いこなせるようになるカンタンな方法とは

▼『ESTRELA』誌 2016年5月(No.266)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第13回

前回、ご紹介した仕組み化3大ツールの一つである「タスク」ですが、実は、なんとなくタスク管理ツールを使っても、かなり高い確率で使いこなすことができず、挫折してしまったり、タスク管理が崩壊してしまったりします。

今回は、この原因と防ぎ方、そして、初心者がタスクになれるためにやるべきことを中心にお伝えします。

ビジネス書などを読んで「タスク」の存在を知り、私の周りでも多くの人たちがこの「タスク」を使い始めていました。

しかし、そのほとんどの人たちが、いつの間にかタスクを使うことをやめてしまっていました。

話を聞いてみたところ、共通する大きな2つの原因があったのです。

1.「締め切り日」ばかりを登録しない

タスク管理の挫折者たちは、たとえば次のようなタスクばかりを登録していました。

・6/15 提案書の提出期限

このタスク自体が悪いわけではありません。

私もこのようなタスクはたくさん登録しています。

ただ、このようなタスク“だけ”だと、タスク管理ソフトを使いこなしづらいのです。

たとえば私なら、先ほどのタスク以外に、次のようなタスクも登録します。

・5/11 提案書のたたき台を作り始める。要件と結論を5行書いてみる。

・5/15 目次を書く。5分書いてみる。

・5/20 提案書に入れる図表を、3つ書いてみる

・5/25 本文を2ページ書いてみる

・5/30 最後まで本文を書ききる。ラフでOK

このように、「提案書の提出期限」のみならず、「その期限までに実際にやること」も登録してしまうのです。

つまり、「仕事の期限日」である「締め切り日」のみならず、「仕事を始める日」である「行動をする日」も登録するのです。

「締め切り日」ばかりを登録してしまうと、その仕事をするのを忘れて何も手を付けていなかった場合、ある日突然、タスク管理ツールに「今日は提案書の提出期限日です」と表示され、十分な対応ができません。

タスク管理を挫折してしまったり、ツールを使わなくなってしまう人の多くが、この「締め切り日」ばかりを登録しているという状況でした。

タスク管理ツールでこの「締め切り日」ばかりを示されても仕事を進めることができないので、「タスクを登録しても意味がないんじゃないか?」と感じ、タスク管理ツールを使わなくなってしまうケースが非常に多かったのです。

しかし、実際にその仕事やタスクを行う「行動をする日」もタスクに登録しておけば、「締め切り日」までに具体的な行動をすることができます。

期限の管理も大事ですが、私はむしろこの「行動をする日」をいかに管理するかの方が重要だと考えています。

たとえば、「パスポートの期限日」というタスクを登録するなら、これに加えて、パスポートの期限日の一ヶ月前に、

・パスポートの期限日は一ヶ月後。パスポートセンターに行く候補日を

 3つ挙げる

・必要な書類の一覧をインターネットで確認する

・住民票と戸籍謄本を取りに行く

といったタスクも登録しておきましょう。

この「行動を始める日」も登録することで、タスク管理ツールが最大限に役立ってくれます。

2.ツールを使いこみすぎない

私もそうでしたが、タスクの管理という新しいノウハウとツールを知ってつい張り切ってしまい、そのタスク管理ツールを使いこんでしまう傾向がありました。

仕事の重要度に応じてフラグの色を変えてみたり、メインタスクの下に多くのサブタスクを設定してみたり、アラームを設定してみたり。

しかし、もしそのツールが自分に合っていなかった場合、その努力がすべてムダになります。

ムダになったとたん、ツールのみならずタスク管理自体も嫌になってしまいがちです。

ツールを使う一番の目的は、「自分のタスクを管理してもれを防ぎ、よりスムーズに仕事を進めること」です。

「タスク管理ツールを使いこなすこと」ではありません。

それではどのような使い方が「使い込みすぎない」レベルなのでしょうか。使うべき機能、むしろ、これ以外は使ってはいけない機能をお伝えします。

 ①「期限日」の設定

 ② タスクに「タスク内容」を書く

これだけです。

特に初心者は、これ以外の機能は使ってはいけません。

クリックをして✓をつけるチェックボックスの機能すら、使わなくてOKです。

この2つの機能を使い続けることで、まずはタスク管理ツール自体に慣れていきましょう。

最後に、初心者がタスク管理とツールに慣れるためにやるべきことをお伝えします。これを目にした日から5営業日、毎日、次のことをしてみてください。

(1) 今日やるべき重要な仕事を、6つ挙げる

(2)それをタスクに登録する

(3)今日一日、そのタスクを終える

(4)(1)~(3)を繰り返す

いわゆる「アイビー・リーの25,000ドルのアイデア」と言われる方法を、タスクに慣れるための方法として活用しています。

私の仕組み化コンサルのお客様方にも実践して頂いており、「タスクを書き出すこと」「その仕事に集中すること」に加えて、「タスク管理ツールに慣れること」もできるようになります。

ツールに使われないよう、まずは上記の方法を試してみてください。

以上の2つの注意点を意識して、前回こちらでご紹介したタスク管理ツールを使ってみましょう。

この2点を守るだけで、タスクの管理がかなりしやすくなるはずです。

次回は、具体的にタスク登録すべきタスクの実例を紹介し、ワークを通じて皆さん自身のタスクの洗い出しをしていきましょう。

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