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【 仕事のレシピ化・仕組み化 】(10/23) 仕組み化のステップを知ることで、より効率的・効果的な仕組み化ができる! 多くの「仕組み化初心者」が陥る落とし穴とは?

▼『ESTRELA』誌 2016年2月(No.263)号

お金も時間も稼ぎだす「仕組み化」実践コラム 第10回

仕組み作りには最初はどうしても時間がかかりますが、一つ、二つできると、時間ができたり作業の負担が減ったりすることを感じられるようになります。

まずは自分の仕事の中から、以前にお伝えした「最初に仕組み化すべき仕事」を見つけ、少しずつ仕組み化を進めていきましょう。

そして、自分の仕事の仕組み化を推し進めて、時間と心の余裕をどんどん作っていきましょう。

仕組み化をして成果が出始めると徐々に仕組み作りが面白くなってきて、自発的に、さらに仕組み化を進めていけます。

しかし、時に、仕組み作りに没頭しすぎてしまい、結果として仕事の効率が悪くなってしまうこともあります。今回は、その仕組み化初心者が陥りやすい落とし穴と回避策をお伝えします。

▼ 仕組み作りの「サイクル」に潜むワナに気を付けよう

まずは結論をお伝えします。

仕組み化において、作ったものを「直す」ことに時間と労力をかけすぎないようにしましょう。

仕組み化をし始めた方々の多くがハマる落とし穴です。

当初、私もこの落とし穴にハマったことがありました。

詳しくみていきましょう。

「仕組み化」という作業は、次のようなサイクルで行っていきます。 

① 知る → ② 作る → ③ 試す → ④ 直す

この各ステップを確認していきます。

① 知る

まずは、「仕組み化」についてのノウハウややり方、コツなど、その情報を知る必要があります。

ここまで読んでくださった皆様は、この段階はクリアしていると思います。

仕組み化に限らず、このステップは比較的スムーズにクリアできます。

② 作る

知ったら、実践をします。

つまり、実際にチェックシートなどを「作る」という段階に進みます。

余談ですが、ビジネス書などを読み漁ってどんなに素晴らしいノウハウや情報を得ても、実践するということをしなければ、そのノウハウや情報を活かすことはできないでしょう。

実際に行動をすること・実践をすることは非常に重要です。

知ったことを実践してみる、ということができないと、ただの自己啓発オタクやノウハウコレクター、セミナー難民などになってしまい、口だけ人間になり、「意識(だけ)が高いね」とバカにされてしまいます。

私の場合、本を一冊読んだらその内容を一つは実践する、というルールを課し、読んだ内容を活かすようにしています。

③ 試す

せっかく作っても、作りっぱなしでは意味がありません。

実際に作った仕組みが機能して、時間の短縮や作業の負担軽減につながるか、仕事の場で試してみましょう。

試している時に不効率を感じたりミスがあったりすれば、チェックリストなどに直接メモを書き込んで記録を残しておいてください。

④ 直す

試した際に、ミスや不効率、改善点があれば直しましょう。

仕組み化をする基本的なサイクルはこのような流れです。

最も高いカベは、やはり「② 作る」でしょう。

0のものを1にするのと、1のものを100にするのでは、一見、後者の方が大変そうに見えます。

しかし実は、前者の方の負担がかなり大きいのが実情です。

一度動き出してしまえば、1 → 100はそれほど大変ではありません。

まずは、「② 作る」という最初の一歩を踏み出してみましょう。

このカベをクリアできれば、あとは試して直すだけ。

直したものを再度試し、作った仕組みのミス等をつぶせば一通りの仕組み化は完了です。

しかし、「② 作る」をクリアした仕組み化初心者がハマる落とし穴が、実は「④ 直す」というステップなのです。

このステップでは本来、作った仕組みを試してみた結果、その表現では作業ができなかった箇所を直したり、順番を変えて効率よくしたり、モレていた必要資料やツールの記載を付け加えたりすることで、作った仕組みをより良いものに直すことをします。

不効率な仕組みや使えない仕組みを作ってしまうと不効率やミスを増産してしまうことになるので、この「④ 直す」は必須の作業です。

ただし初心者は、この「④ 直す」が行き過ぎてしまう傾向があります。

内容を直すのに時間や労力を使うのならまだしも、見映えや文章の改行位置、デザインなどに凝りだしてしまう傾向があるのです。

これは自己満足・過剰品質の域。

仕組み化の目的は、「作業を効率化して、時間と精神的余裕を生むこと」であって、「より素晴らしい、見栄えの良い仕組み化ツールをつくること」ではありません。

仕組み化の目的を履き違わないように注意しましょう。

ただ、「直しすぎに注意しましょう」とお伝えしても、この言葉は行動化できていないので、何をどう注意すればよいのかわからないと思います。

そこで、この「④ 直す」という作業の目安をお伝えしておきます。

「直す」のは、「改善しないと明らかに不効率である・ミスが出る、という部分だけ」としましょう。

本質的な部分だけの修正に注力します。

そして、一度「④ 直す」ことをしたらすぐにその修正した仕組みを「③ 試す」という作業をし、その直した部分さえ問題なければ、もうその仕事の仕組み化はいったん終えましょう。

今度直すのは、次回その作業をするときか、他の人にその作業をしてもらったときで十分です。

自己満足に陥らないように気を付けながら、作った仕組みを直すステップまで実行します。

必要最低限の部分だけを直して試したら、今度は別の作業を仕組み化の対象として① → ④を繰り返して、他の仕事もどんどん仕組み化していきましょう。

自分では成果だと思いこむ「自己満足な仕事」ほど、不効率でムダな仕事はありません。

特に初心者は、このワナに陥らないようにしましょう。

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